Die Beantragung von Beihilfe läuft bei allen Dienstherren nach demselben Prinzip ab: Die entsprechenden Anträge werden von der beihilfeberechtigten Person gestellt, dafür steht üblicherweise ein Formblatt zur Verfügung. Beihilfeanträge werden bei der Festsetzungsstelle oder der Beihilfestelle eingereicht; die richtige Bezeichnung ist der jeweiligen Beihilfeverordnung zu entnehmen. Wenn ein Beihilfeberechtigter zum ersten Mal einen Beihilfeantrag stellt, wird er aufgefordert, mit einem umfassenden Formblatt genaue Auskünfte über sich und die berücksichtigungsfähigen Personen (in der Regel Familienmitglieder) abzugeben. Diese genaue Auskunft ist danach nicht mehr nötig; der Beihilfeberechtigte ist jedoch verpflichtet, jede Veränderung in seinen persönlichen Verhältnissen, die Auswirkung auf die Beihilfe hat, unverzüglich seiner Festsetzung-  oder Beihilfestelle mitzuteilen.

Dem Beihilfeantrag müssen immer die entsprechenden Belege (z. B. Rezepte, Arztrechnungen, Rechnungen für therapeutische Behandlungen) beigefügt werden. Den meisten Dienstherren genügt die Vorlage einer Kopie, manche verlangen jedoch Originaldokumente.) Aus den Unterlagen müssen neben der Diagnose und der Benennung des Patienten auch eine Beschreibung der erbrachten Leistung, die zugehörige Ziffer der Gebührenordnung (z. B. GOÄ) und das Datum, an dem diese Leistung erbracht wurde, hervorgehen.

In zahlreichen Fällen ist es nicht möglich, für eine Rechnung sofort Beihilfe zu beantragen: Die einzelnen Beihilfeverordnung sehen eine Untergrenze vor, die in einem Antrag mindestens erreicht werden muss (Bagatellgrenze). Sie beträgt in der Regel 200 EUR, in manchen Bundesländern auch  nur 100 EUR. Wird dieser Mindestbetrag im Laufe eines Kalenderjahres nicht erreicht, kann dennoch aufgrund von Ausnahmeregelungen der Beihilfeantrag gestellt werden.

Sofern die Bagatellgrenze überschritten worden ist, sollten Beihilfeberechtigte die Beantragung der Beihilfe nicht auf die lange Bank schieben: Nur Rechnungen, die zum Zeitpunkt der Antragstellung nicht älter als ein Jahr sind, können überhaupt eingereicht werden. Nur in Ausnahmefällen kann eine Fristverlängerung erreicht werden. Wenn Kosten für Pflegeleistungen beantragt werden, gilt für die Fristberechnung der letzte Tag des Monats, in dem diese Pflegeleistungen erbracht worden sind.

Bei einigen Behandlungen werden nur Beihilfeleistungen gewährt, wenn der Beihilfeberechtigte vorab eine entsprechende Zusage eingeholt hat. Dazu gehören beispielsweise planbare Krankenhausaufenthalte, psychosomatische oder psychotherapeutische Behandlungen sowie stationäre oder ambulante Behandlungen in Rehabilitationseinrichtungen. Wenn es um größere zahnmedizinische Eingriffe geht, verlangen die meisten Festsetzungs- oder Beihilfestellen die Vorlage eines Heil- und Kostenplans.

 

Beihilfeanträge